OBJETIVO

 

Establecer las políticas y procedimientos de tratamiento de la información, dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y decreto 886 de 2014 que desarrolla el derecho constitucional  que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar los datos personales registrados en las bases de datos o archivos digitales y/o físicos de INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS  SAS.

 

        ALCANCE

 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos digitales y físicos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de  INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS.

 

3. DEFINICIONES:

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la ley 1581 del 2012  y sus decretos reglamentarios  y son indispensables para la protección de habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. 

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

 

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS. Nit. 830.080149-1, es una empresa dedicada a la prestación de servicios de: alquiler y/o comercialización  de maquinaria y ejecución de obras civiles.

 

5. TRATAMIENTO:

 LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación comercial, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes,  proveedores, acreedores y deudores.

 

 

6. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades:

6.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.

 

 

6.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA EMPRESA beneficiarios del servicio de salud.

6.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.

6.4. Para el fortalecimiento de las relaciones comerciales con sus clientes, mediante el envío de información, la toma de pedidos y la atención por cuenta de servicio al cliente para la medición de satisfacción del servicio.

6.5. Para la interacción con sus proveedores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de calidad, para el análisis de costos, para sus obligaciones legales con sus trabajadores y proveedores.

6.6. Para la verificación de saldos de sus acreedores.

6.7. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

6.8. Para actividades de mercadeo, estadísticas de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

6.9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

610. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas,  clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Las personas naturales y/o jurídicas, cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

7.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

 

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

7.3. Ser informado por LA EMPRESA, (previa solicitud) respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

7.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

7.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento

 

8. AUTORIZACIÓN 

INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS.  Debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. (Anexo 1)

8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 

8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:

        Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.

        De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica.  

        Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.  

 

IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente: 

        Los Datos Personales que serán recolectados. 

        La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.

        Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.

        Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 7 de ésta Política.

        El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

 

 

9.  ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y DE DAR CUMPLIMIENTO  DE ESTA POLÍTICA:

El área responsable de la implementación y será  LA ADMINISTRATIVA COMERCIAL.  Quien recolectara la información.

 

10. CONDICIONES  PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. 

De acuerdo a la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

        Orientación política.

        Doctrinas religiosas / filosóficas.

        La pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,  organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

        Estado de Salud.

        Vida sexual.

        Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. 

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. 

 

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: 

En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante:

        Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

        Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

        Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales. 

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

Mediante comunicación  dirigida a INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS  en la Dg. 51 Sur No. 53A-46  primer piso en la ciudad de Bogotá D.C.

Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@ingeobrasfm.com

Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: 

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

        La corrección o actualización de la información.

        La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.

        Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

Comunicación dirigida a INGEOBRAS FM SERVICIOS & EQUIPOS SAS  en la Dg. 51 Sur No. 53A-46  primer piso en la ciudad de Bogotá D.C.

Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@ingeobrasfm.com

Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que corrija las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. 

 

13. VIGENCIA 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de enero 2017, la cual se divulgará a  través de la pagina web www.ingeobrasfm.com.